連絡をいつそうやってとるべきなのか？これって不動産賃貸営業マンに限らずすべての営業マンが持つ悩みの一つなんじゃないかなと思います。
結論から言うとタイミングと連絡の手段については緊急度と重要度によって手段を選ぶべきです。簡単に言うと、その伝えるべき内容が緊急であればあるほどスピードが必要になりますし、そうでなければスピードはいりません。内容が重要であれば残るもので伝えるべきですし、重要でなければ簡単に伝えれば問題ないということです。
それではさらに具体的に深堀して考えていきます。
不動産賃貸営業マンの連絡のやり方【今電話してＯＫなのかどうか】
ぼくがまだ売れない営業マンだったころに思っていたことがあります。
「この伝えたいことは今電話してしまってＯＫなのかな？」
これ結構おおくの営業マンが最初の頃に抱える悩みの中でトップクラスに多い悩みなんじゃないかなと思っています。ぼくも実際この悩みを抱えまくっていた一人なのでとてもよく気持ちがわかります。
この手の質問の難しいところは、相談しても解決しずらいという部分です。なぜかというと、相談する相手は、その電話する相手のことをよく知らないことが多いからです。相手のことを知らないのに、その連絡が正しいかどうかなどわかるはずがありません。当たり障りのないアドバイスになるか、わからないといわれてしまうのが関の山でしょう。
そこで考えてほしいのが緊急度と重要度です。基本的な考え方としては
基本的な考え方は上記の表のとおりです。
～手段について～
緊急度が高く重要度も高い連絡 → 電話
緊急度重要度共に高い連絡事項についてはお客さまももれなく「最速で知らせてほしい」という案件なので、一番気づいてもらいやすいであろう電話で連絡をします。
緊急度が高いが重要度が低めの案件 → 電話かメール
重要度のレベルによって手段を選んでもよいですが、緊急案件は基本的にとりあえず電話でＯＫです。重要度が低ければメールでも構いませんが、いつまでに連絡が欲しいのかを明記しておかなくてはいけません。これをやらないと緊急度が伝わらないのでしっかりやりましょう。
緊急度が低く重要度は高い連絡 → 電話かメール
これについてはメールがベストですが電話でもいいかなって感じです。緊急ではないですが重要な案件というのは、しっかりと残る状態で連絡することが重要です。この場合の連絡で重要なのが、リマインドの連絡もすることです。緊急ではないにせよ重要案件ではあるので、しっかりと対応してもらえるように相手に意識付けしましょう。
緊急度が低く重要度も低い連絡 → メール
これについては実は連絡がいらないんじゃないかという説までありまが、念のため報告しておこう見たいな一番どっちでも良さそうな連絡です。で、実はこの連絡が上手くなるとより信頼を得ることができるようになります。こういった連絡をメールやＬＩＮＥで「返信不要です」などの文言を入れて送ってあげましょう。念のため報告ですくらいの感覚で送ることで、仕事が丁寧な人という印象を与えることができます。
さらに、その行動を行うタイミングも非常に重要です。特にこのタイミングの部分で自分目線か相手目線かが顕著に表れやすいと僕は思っています。
～タイミング～
緊急度が高く重要度も高い連絡 → 営業時間内ならいつでもＯＫ
緊急度重要度共に高い連絡事項についてはお客さまももれなく「最速で知らせてほしい」という案件だと先ほどもお話しした通り、案件発生後すぐに連絡してしまいましょう。早朝や夜は避けた方がいいですが、緊急で重要な案件は、朝は９時ごろ～夜は２１時まではすぐ対応でＯＫです。
緊急度が高いが重要度が低めの案件 → 営業時間内ならいつでもＯＫ
緊急案件はすべてすぐ対応が基本です。これも同じく、早朝や夜は避けた方がいいですが、緊急で重要な案件は、朝は９時ごろ～夜は２１時まではすぐ対応でＯＫです。
緊急度が低く重要度は高い連絡 → できればお昼か夕方以降
基本的にお客さまはサラリーマンであることがほとんどなので、一般的なサラリーマンの手が空きそうな時間に連絡をすることのがよいと思います。メールであればいつ送ってもいいかもしれませんが、忙しいタイミングだと見落としてしまうこともありますので、意識して送った方が効率がいいこともあります。
緊急度が低く重要度も低い連絡 → いつでもいいが電話は✖
これはあくまでも報告の事項になりますので、メールであればいつでもＯＫです。目を通してさえくれればいい案件や、最悪見落としても問題ない連絡のはずなので「返信不要」などちょっと下気遣いがあるとより良いと思います。
不動産賃貸営業マンの連絡のやり方が上手くなると得られること
不動産賃貸営業マンがこの連絡のやり方が上手くなると得られることがあります。それは解説の中でも多少触れていますが、信頼を得られます。
信頼を得られるということは営業マンにとってはとても大きなアドバンテージを得ることになりますので、非常に大切です。
逆に、連絡のやり方が上手くできないと、簡単に信頼を失ってしまいます。信頼を積み重ねるのはなかなか手間と時間がかかりますが、信頼を失うのは本当に一瞬です。以前僕が実際に経験した失敗談を一つ話しておきますね。
以前僕が担当したお客さまで、若い女性のお客さまがいらっしゃいました。その方はとても賢く、知性あふれるかたで、実際都内の大企業にお勤めでした。
物件は決まり、契約も完了し鍵渡しも終わったのですが、１点だけお客さまにし忘れていた営業項目がありました。それは、インターネット取次営業の紹介の連絡です。
インターネット取次営業の紹介というのは簡単に言うと、インターネット回線の取次業者にお客さまを紹介することで紹介料を得たり、回線契約が受注できた場合に紹介料を得ることができるというものです。俗にいう周辺商品というやつです。賃貸仲介営業マンが契約単価を上げる方法とは？の中で周辺商品の売上については詳しく触れていますのでよろしければ併せて読んでみてください。
売上を上げたいぼくは当然そのネット取次の営業をするわけなんですが、これがクレームの基になってしまいました。
今の世の中個人情報の取り扱いはかなりデリケートなのはみなさんよくご存じのことと思います。僕ももちろんそんなことくらいは知っていましたので、お客さまに確認を取ったうえで紹介をしていました。
ところがその時は完全に気の緩みが出てしまったんです。というのも大変仲良く契約を進めていったお客さまだったこともあり「たぶん大丈夫だろう」と思ってしまったんですね。具体的には、きちんと連絡はしたのですが、お客さまの了解を得る前に取次の連絡をしてしまったんです。
基本的にこの手の取次はあくまでも紹介なので、必須ではないため、取次を断られることはあまりありません。なので今回も大丈夫だろうという甘い考えのもと、連絡をしたからいいだろうと返信がこないうちに動いてしまったというわけです。
これが原因で僕は信頼を失いました。お客さまからは「信頼していたのにガッカリした」というお言葉をいただいてしまいました。これはめちゃくちゃショックでしたし、何よりそんなことをお客さまに言わせてしまったことをとても恥ずかしく思いました。
こんな経験したことないですか？ちなみに僕はこの例以外にももっとたくさんの失敗をしていますのでめちゃくちゃこういう経験をしています。
もちろん、こういったたくさんの経験によって僕は成長できたので、すべての失敗に感謝していますし、あのとき失敗してよかったと思っていますが、お客さまに迷惑をかけたりガッカリさせてしまったことについてはやはり悔いが残ります。
この時の出来事は契約完了後でしたので、売上に直接的にダメージはほぼなかったのですが、売上さえ守れればＯＫというような気持ちでやっていてはいつか必ずしっぺ返しが来ます。
信頼を積み重ねられる営業マンになれば、紹介をもらえるようになります。紹介がもらえると本当に売上を作るのが楽になります。紹介の多さは営業マンの力量のバロメーターでもあるといわれていますので、みなさんは信頼を積み上げられる営業マンになってくださいね。
まとめ
今回は不動産賃貸営業マンの連絡のやり方についてお話ししました。
全ての仕事に置いて言えることなのだとは思いますが、連絡のやり方ひとつで信頼を得られるかどうかは大きく変わってきます。信頼を得ることができれば、仕事がスムーズにまわるようになります。
連絡のやり方がうまくなかったり、そもそも連絡ができていなかったりすると、簡単に信頼を失うことにつながります。実際僕はなんども信頼を裏切るようなことをし、なんども信頼をなくしてしまったことがあります。信頼を取り戻すということは非常に難しく、時間がかかります。そもそも信頼を取り戻すチャンスすらめぐってこないのがビジネスの世界だと思います。
そうチャンスは何回も回っては来ません。ここぞというタイミングでしっかり決められる営業マンこそ、トップ営業マンなんだなと思います。
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著者であるぼくが賃貸営業マンとして成功するために何を考え行動したのかのすべてをここに詰め込みました。できるだけ再現性、汎用性が高く、誰もがマネできることを一番に考えて執筆しています。
「絶対に成功してやる！」みたいなやたらとモチベーションが高い人向けというよりは、不動産賃貸営業マンになりたくてなったわけじゃなかったり、なってみたはいいけれどなんだかうまくいかないといった方に向けて書いています。
