テクニック

営業マンの優先順位の決め方のテクニック【重要度と緊急度】

営業マンをやっていると、優先順位をどうやって決めたらいいかでけっこう悩みますよね。ぼくもそうだったのでとても気持ちはよくわかります。

優先順位の考え方、決め方にはもちろんコツがあります。今回はそのテクニックをお話しするのですが、結論から言ってしまうと大事なのは重要度と緊急度を理解できているかどうかです。

この記事をしっかり読んで理解してもらえれば、優先順位の付け方がわかります。今後はもう優先順位で悩むことはかなり減るでしょう。ある程度経験も必要なのですが、今回お話しする理屈がわかってもらえれば優先順位付けはできるようになります。

営業マンの優先順位の決め方のテクニック【重要度と緊急度】

ぼくは昔よく上司に「なんで今その仕事をやっているんだ!」とよくしかられました。

要するに優先順位が違うだろということなんですが、ぼくは優先順位付けがヘタクソだったので本当によくそう言われていました。

では、優先順位を上手に決められるようになるにはどうしたら良いのか。答えは簡単に言ってしまうと重要度と緊急度を把握して順位をつけることです。

重要度と緊急度とは?

では重要度と緊急度とはなんなんでしょうか。

まぁ読んで字のごとくではあるのですが、重要度とはどれだけそのタスクや仕事が重要かどうかです。また、緊急度というのはいつまでに終わらせるべきタスクや仕事なのかという話になります。

まず重要度についてですが、すごく簡単に言うと下記のような感じです。

やらないとやばいものが重要度マックス、やらなくてもいいけどやっておいた方がイイかな見たいなものは重要度が低いということになります。

次に緊急度です。

今すぐやらないとやばいものが緊急度マックスいつやっても全然OKが緊急後の低いものになります。すごくざっくりいうとこんな感じです。

この重要度と緊急度をもとに優先度を決め、優先順位をつけていくというのが正しい優先順位の決め方になります。

優先順位の決め方

重要度と緊急度が決まったら、下記の表にプロットして優先度を決めてください。

優先度①

重要度が高く、緊急度が高いものが当然ながら優先度①になります。すべての仕事、タスクの中で一番早くやらなくてはならないですし、優先しなくてはいけません。この後説明する優先度②や③は後回しにして、とにかくこの優先度①から最速で終わらせてゆきましょう。

優先度②

重要度が高いが、緊急度が低いものが優先度②となります。要するに重要かどうかが優先順位決めの主な基準となるということなんですね。このタイミングでけっこう言われるのが「緊急度が優先じゃないの?」という質問なのですが、違います。緊急度よりも大切なのは重要度です。

優先度③

優先度③は緊急度が高く、重要度が低いものです。先ほど簡単に述べましたが、緊急度が高いからと言って優先度が高いというわけではありません。

なぜかというと、そもそもこのタスクや仕事というのは重要度が低いですよね?重要じゃないタスクや仕事という時点でそもそもやる必要あるんでしたっけ?という話になるんです。

確かにその仕事やタスクをやるのであれば早い方がいいのかもしれません。でも最悪やらなくてもいいのであれば、優先度②よりは後回しにするべきだということです。

不要

優先度④と思う人もいるかもしれませんが、実は違うんです。重要でもなくて緊急でもない時点で、そもそもそのタスクや仕事というのはほぼ間違いなく不要です。やらなくていいです。

タスク管理が苦手な人に多いのがこの不要の項目を捨てられない人です。この優先度④としてしまいそうな項目のタスクや仕事を切り捨てることができるかどうかがけっこう分かれ目です。

優先順位が決まったらあとは上からやっていくだけ

今お話ししたように優先順位を決めることができたら、後はとにかく優先順位①から順番にこなしていくだけでOKです。ここからはどれだけ処理スピードが早いかが大事です。

この時に大切なことが一つあります。それは、優先順位の管理が苦手な人はとくに、一度決めた優先度は基本的に変えずにやるということです。もちろん、仕事というのは日々変化していますので、時には見直しが必要になることもあります。でも慣れないうちから優先順位ばかり気にしていると、仕事の処理スピードが上がらなくなってしまいます。

優先順位を決める理由って?

優先順位を決める理由は2つあります。

  • 仕事を円滑に進めるため
  • 処理に集中するため

一つ目の仕事を円滑に進めるためというのはなんとなくわかると思うのですが、どちらかというと大事なのは2つ目だと思っています。

優先順位を明確にし、考える時間をなくすことで、処理に没頭することができます。これはぼくの感覚なのですが、集中しているときと何かほかのことが気になって集中できていないときとでは仕事の処理スピードが2倍以上違います。

なんとなくわかってもらえるかなと思いますが、何かに没頭しているときってすごい量のインプットができますよね。でも例えばそれ以外の何か、例えばクライアントに電話をしなきゃいけないみたいなタスクがあったとして、それもどっかでやろう見たいになんとなく考えながらやってしまっていたとすると、やはり処理速度は落ちてしまいます。

タスクや仕事の処理速度を上げるためにも、優先順位付けはとても大事なので、一度決めたら簡単に変えずに没頭してやりきってしまいましょう。

新しいタスクや仕事もどんどん降ってくるので・・・

とはいえ1日の最初に例えば優先順位を決めて取り組んでいるとしても、その日一日追加でタスクや仕事がなにも降ってこないという状況は稀だと思います。普通追加がどんどん増えてきますよね。

そういった場合にどうするかというと、実はすごく簡単で、さっき説明したように優先度を決めて、最初に決めた優先順位の中に潜り込ませるだけでOKなんです。複雑な思考は何も必要ありません。

でも、どこに潜り込ませればいいのか悩むという人もいると思います。ぼくもそうだったので。その場合は、とりあえずこの辺かなという順番に入れてしまえばいいです。最初はそれでいいです。どちらかというと、優先順位付けに悩んでいる時間がムダなので、いったんとりあえずでいいので決めてしまった方が得です。

何事もやってみないとわからない

ビジネスの世界でもプライベートでも同じなんですが、すべてのことはやってみないとわかりませんし、経験することで学びを得ます。やらずに悩んでも、それが正しいかどうかなんてやってみないとわからないので正直意味がありません。

やらずに悩むくらいなら、とりあえずやってみて間違えて怒られた方が価値があります。学びを得るまでのスピードも速いですし、学べる量も間違いなく多くなります。

なので、とりあえずサクッと優先順位を決めてしまいましょう。そしてその仕事やタスクをこなしながら、やっていく中で「あ、順位ちょっとちがったかな」とか「お、この順位でやってやっぱり正解だった」とかに気づいて行ってください。それが絶対に近道です。

まとめ

優先順位の決め方にはルールがありました。それは重要度と緊急度を考え、優先順位を決めて行くというルールです。

重要かどうかが最も重要で、次に重要なのが緊急かどうかです。重要でないのであればそもそもやる必要がない可能性があるので、重要かどうかの方が大事なんでしたね。

重要でも緊急でもない仕事やタスクというのは、もし本当にそうなのであれば、やらなくていい仕事やタスクです。時間の無駄なのでリストから今すぐ捨ててください。とはいえ、重要でも緊急でもないと一度思ったとしても、本当にそうなのかは一度考えましょう。勘違いしていた場合に後で痛い目を見るのは避けたいところです。

この考え方が当たり前になると、抜群に仕事が早くなります。理由は簡単で、無駄なことに時間を使うことが減るからです。

ちなみにぼくは、無駄なことすべてがいけないことだとは思いません。むしろ、プライベートや趣味の領域においてはおそらくほとんどが無駄なことだからです。人間は無駄な部分にこそ幸福や満足を感じるのだと思っています。プライベートや趣味の領域においては無駄こそ大事だったりしますので、無駄なことすべてが悪だとは全く思いません。

でも、仕事においては違います。無駄なことはできるだけ排除しましょう。プライベートや趣味の領域とビジネスの領域での違いは、無駄が必要かどうかです。

ビジネスの領域で成功したいのであれば、無駄は排除できなくてはいけません。けっこう苦手な人が多いですし、ぼくも苦手だったのでわかるのですが、慣れてしまえばけっこう簡単だったりもします。

この記事を読んで実践すれば、優先度決めで悩むことはなくなりますので、ぜひしっかりと読み込んで慣れて言ってくださいね。

ABOUT ME
池田 優輔
飲食店フリーターからニートという超暗黒時代を過ごしながらも、賃貸仲介営業に未経験で飛び込み何とか人生を立て直す。 現在は不動産賃貸仲介会社にて人事・WEBマーケティング責任者として従事する。副業として会社経営中の社長という面も持つ。 20代で戸建てを購入し、ボルゾイという大型犬と共に暮らす2児の父でもある。
月収50万円稼ぐ営業マンになるためのノウハウを、無料メルマガで伝授します

る営業マンへ送る究極のノウハウ本発売中

著者であるぼくが賃貸営業マンとして成功するために何を考え行動したのかのすべてをここに詰め込みました。できるだけ再現性、汎用性が高く、誰もがマネできることを一番に考えて執筆しています。
「絶対に成功してやる!」みたいなやたらとモチベーションが高い人向けというよりは、不動産賃貸営業マンになりたくてなったわけじゃなかったり、なってみたはいいけれどなんだかうまくいかないといった方に向けて書いています。